Urednost i organizovanost u radnom okruženju podstiče bolju pažnju i koncentraciju. Ukoliko je radni sto u kancelariji prenatrpan i neuredan, svakako da taj haos remeti koncentraciju, u toj gomili razbacanog pribora i materijala teško je naći baš ono što je u tom trenutku potrebno za rad, pa se tako gubi i na vremenu, ali i na kvalitetu.
Da bi željena produktivnost na poslu bila što bolja neophodan je red na radnom stolu, ali i u fiokama unutar stola. Često se dešava da u isto vreme obavljamo više zadataka, pa je sto prenatrpan papirima koje je neophodno dovesti u red. Za to služe fascikle u koje se organizuju planovi, papiri, papirići, sve što je važno za obavljanje jednog zadatka.
Sav materijal i administracija potrebna za obavljanje jednog zadatka treba da ima svoju fasciklu, za svaki zadatak posebna fascikla, a njih je dalje vrlo lako i jednostavno rasporediti i organizovati u fioke i na police. Upotrebom fascikli štedi se na prostoru u fiokama, policama i na radnom stolu.
Svaka fascikla ima svoje mesto u kancelariji
Da biste se na poslu osećali bolje, energičnije, efikasnije neophodno je da radni prostor, posebno radnu dokumentaciju sredite prema sebi, ali i vrsti posla kojim se bavite. Svaka fascikla sa dokumentacijom treba da ima svoje mesto, neophodno je da postoji logičan red.
Svaku fasciklu treba da pregledate i očistite je od suvišnih bespotrebnih papira koji su se u njoj našli, a kad je sredite onda je imenujte. Ukoliko na fascikli piše šta je unutar nje, nema potrebe da u traganju za nekim papirom svaku otvarate, po natpisu na fascikli vršite selekciju onih koje Vam u tom trenutku nisu potrebne i lako dolazite do one koja jeste.
Ukoliko ste vizuelni tip dobro je da fascikle organizujete po bojama i da grupa fascikli iste boje bude vezana za jednu oblast u Vašem poslovanju, a onda tu grupu fascikli iste boje smestite na jedno mesto u kancelariji, neka one imaju svoj ugao na polici. Kad god Vam zatreba nešto vezano za tu oblast u poslovanju znaćete da je tamo, u nekoj od tih fascikli. Fascikle se mogu obeležiti markerom ili papirom, ili se raspodeliti prema boji, kako bi snalaženje među dokumentacijom bilo olakšano. Predstavljaju jedan od najvažnijih kancelarijskih materijala.
Uspostavljanjem reda među dokumentacijom dobićete na prostoru i vremenu prilikom traženja. Fascikle se uspešno mogu koristiti i u kućnim uslovima, a ne samo u poslovnim. Pravilno raspoređeni papiri u fascikli očuvaće red u vašem domu i neće biti potrebe za konstantnom potragom nekog starog ugovora ili papira iz banke.
Organizovanje fascikli u fiokama radnog stola
U fiokama radnog stola drži se pribor, oprema, materijal koji je svakodnevno neophodan za rad u kancelariji. Svaka fioka ima svoju namenu i treba da postoji neki red u organizaciji administrativnog materijala koji se nalazi u fiokama. Fioke radnog stola treba organizovati prema važnosti, jedna, uglavnom ona najbliža, uvek se ostavlja za lične stvari. U ostale fioke rasporedite fascikle prema važnosti administrativnog materijala koji je u njima.
U prve fioke se stavljaju fascikle u kojima je dokumentacija koja se često koristi, a u poslednjim fiokama je uvek poslovna dokumentacija koja se retko koristi. Unutrašnjost fioke, takodje, možete organizovati i prilagoditi svom karakteru, ali i karakteru posla kojim se bavite.
Urednost površine radnog stola, kao i fioka, je od velike važnosti i utiče na samu produktivnost. Neuredan radni sto, pogotovu na poslu, među kolektivom, može ostaviti ružan utisak. Pored toga, neorganizovanost na radnom stolu će negativno uticati na produktivnost i izvršenje dnevnih zadataka.
Danas se na tržištu mogu naći različiti fiokari koji su namenjeni, upravo, za smeštanje i čuvanje fascikli, moderni su po dizajnu, ali i veoma napredni u organizovanju, zato što svaka fioka tih fiokara ima teleskopske vodjice i inovativne označivače fascikli, tako da je traganje za fasciklama koje su unutra vrlo jednostavno.
